11 Tajomstiev Poskytovania Zlých Správ V Práci

2024 Autor: Steven Freeman | [email protected]. Naposledy zmenené: 2023-12-17 08:20

Poskytnite spätnú väzbu rýchlo, ale nie okamžite

Nečakajte, až sa každoročne preskúmajú oblasti zlepšenia. Rýchlo upozornite na problémy, aby ste mali vo svojich mysliach čerstvé informácie. Deň po incidente je sladká škvrna; mať trochu času potlačuje príliš horúce emócie a umožňuje vám pripraviť sa a premyslieť si svojimi slovami. „V tejto chvíli budú obe strany silnejšie a menej užitočné,“hovorí Jennifer Porter, vedúca partnerka skupiny Boda Group, vedúcej a tímovej rozvojovej spoločnosti. Ročné alebo štvrťročné prehľady by sa mali zameriavať na ciele a zamerať sa na spätnú väzbu, ktorá sa zameriava na budúcnosť - napríklad to, čo niekto musí urobiť viac alebo menej na to, aby pokročil v kariére („Keby ste sa chceli viac naučiť analytike údajov, vidím, ako skáčete ďalšiu úroveň “).

Pamätajte na svoj úmysel

Najprv premýšľajte o tom, prečo chcete zdieľať spätnú väzbu. „Robíte to preto, že chcete osobe pomôcť uspieť,“hovorí Porter. V tom čase sa to môže zdať menej zhovievavé - možno si myslíte, že musíte obmedziť zlé návyky alebo opraviť nedbalú prácu - ale akýkoľvek druh spätnej väzby pomáha vášmu tímu učiť sa a rásť. Tiež chcete získať ich dôveru. „Ak neposkytnete spätnú väzbu, niekto iný bude a nemusí robiť takú dobrú prácu, ako by ste mali,“hovorí Freyan Billimoria, riaditeľ ľudských operácií v Skillshare, online vzdelávacej komunite. Počas rozhovoru vyjadrte svoj úmysel. Povedz: „Hovorím ti to, pretože sa o teba starám a chcem, aby si bol čo najefektívnejší.“

Premýšľajte o obsahu, nie o doručení

Mnoho manažérov sa obáva, ako zmäknú ranu namiesto toho, čo povedia, hovorí Porter. „Je to ako pripraviť sa na prejav a sústrediť sa skôr na to, čo budete nosiť, ako na obsah vašej prezentácie,“poznamenáva. Opýtajte sa sami seba: „Aká je moja hlavná správa? Čo dúfam, že táto osoba odvedie rozhovor? Čo chcem ďalej robiť? “Napíšte, čo poviete, a precvičte si v sprche alebo na dôveryhodnom spolupracovníkovi. Namiesto toho, aby ste diskutovali o pocitoch, vynulujte svoje správanie alebo konanie a uveďte konkrétne príklady, napríklad „Všimol som si, že ste na tomto stretnutí šesťkrát prerušili ľudí“(oproti „Ste hrubí voči spolupracovníkom“).

Začnite otázkou

Diskusia by mala byť dialógom, nie monológom. Povedzte: „Rád by som s vami nadviazal rozhovor, aby sme sa s vami podelili o svoje názory. Je to v poriadku? " Áno, je to ľudská prirodzenosť, ale požiadaním o povolenie môžete vzťah posilniť, hovorí Porter. Ďalšia taktika: Nechajte konverzáciu viesť druhú osobu. Povedz: „Rád by som s tebou hovoril o x. Čo si myslíte, že šlo dobre? Čo si myslíte, že nie? “Dajte svojmu zamestnancovi čas na odpoveď. „V mnohých prípadoch už vedia, kde zaostávajú,“hovorí Fran Hauser, autor knihy Mýtus Nice Girl („Mýtus o peknej dievčine“)."

Používajte menej slov

Buďte čo najšpecifickejší. Vague alebo clichéd frázy („Musíte pracovať na svojej exekutívnej prítomnosti“) alebo cukrom potiahnutá spätná väzba je pre poslucháča mätúca, čím sa zvyšuje pravdepodobnosť, že vám úplne uniknú. „Ak na vyslovenie niekoho, kto zmeškal termín, použijete 100 slov, preťažujete to,“hovorí Porter. Akonáhle sa načíta výplň a zmäkčovadlá („Viem, že ste prepracovaní“), spätná väzba sa začne cítiť osobne a zaujatosť sa môže vplížiť, hovorí Billimoria. Namiesto toho sa dostanete k veci a uveďte, čo ste si všimli. Povedzte: „Všimol som si, že sme vynechali konečný termín pre posledné dve správy. Čo sa stalo?"

Nezosilňujte svoju správu

Bežný zvyk sendvičovania negatívnej spätnej väzby medzi dvoma kúskami chvály môže byť inštinktívny, ale je to jedna z najväčších chýb, ktorú manažéri robia, hovorí Billimoria. Skrytie spätnej väzby vo vnútri komplikovaných komplimentov z vašich slov vylučuje silu. „Ľudia to vidia prichádzať; potom odmietnu pozitívne, čakajú na negatívne a neveria tomu, čo musíte povedať, “hovorí Porter. Čo môžete urobiť, aby ste boli láskaví, ale priami: Vyjadrite svoj názor pozitívne, hovorí Hauser. Povedz: „Veľa sa darí, ale mám konštruktívnu spätnú väzbu k niektorým veciam, ktoré si vyžadujú zlepšenie,“alebo „Mám niekoľko rád, ktoré by vám mohli pomôcť.“

Poskytnite kontext

Prečo je vám jedno, či niekto doručí prácu neskoro? Alebo formátovanie prezentácií nie je dokonalé? Odpovede môžu byť pre vás zrejmé, ale zamestnanec musí pochopiť dôvod vašej spätnej väzby. Pokúste sa umiestniť konkrétne poznámky do väčšieho obrázka - napríklad: „Keď naše oddelenie mešká s prácou, ovplyvňuje to aj iné tímy“alebo „Keď vaše financie vyzerajú nesprávne, môže to dať ľuďom nedôveru vo vaše čísla.“Hauser vysvetľuje, prečo je vaša spätná väzba dôležitá, a preto môže uľahčiť doručenie a vypočutie.

Buďte empatickí

Prijímanie kritických komentárov je ťažké. „Nezáleží na tom, ako zručný ste v poskytovaní spätnej väzby. Stále to bodá, “hovorí Porter. Nenechajte sa príliš tvrdí, počúvajte perspektívu inej osoby a zostaňte v pokoji. Ak je to možné, vyhnite sa slovu „vy“. „Vďaka jemným výberom slov môže konverzácia vyzerať skôr ako dialóg než ako útok,“hovorí Hauser. Napríklad namiesto toho, aby ste povedali: „Myslím si, že ste to mohli urobiť inak,“povedzte: „Myslím si, že by ste to mohli urobiť inak.“

Urob to tvárou v tvár

Poskytovanie ťažkých správ prostredníctvom e-mailu alebo telefónu je lákavé, ale osobné stretnutie (alebo prostredníctvom Skype alebo FaceTime) je efektívnejšie, hovorí Hauser. Umožňuje vám navzájom si prečítať neverbálne narážky a emocionálny zámer. „Byť tvárou v tvár je jediný spôsob, ako zabezpečiť, aby druhá osoba mohla cítiť váš súcit,“hovorí Hauser. Ak svojho zamestnanca nevidíte, bude ťažšie rozoznať, či je nahnevaný alebo dokonca venuje pozornosť tomu, čo hovoríte. „Posaďte sa a udržiavajte očný kontakt bez ohľadu na to, aké ťažké to môže byť,“hovorí Hauser.

Majte plán sledovania

Ukončite konverzáciu diskusiou o ďalších krokoch. Opýtajte sa, ako môžete byť nápomocní, a rozhodnúť sa spoločne, kedy by ste mali znova hovoriť (dni, týždne alebo mesiace neskôr, v závislosti od problému). Potom sa o deň alebo dva prihláste, aby ste videli, ako sa druhá osoba cíti. Je prirodzené, že prijímač spätnej väzby od konverzácie trochu odišiel, aj keď to bolo produktívne, hovorí Porter. „Musíte dať ľuďom čas na spracovanie,“hovorí Billimoria. „Kľúčom k silným vzťahom je opakovanie.“Keď tak urobíte, získate dôveru, ktorá nabudúce uľahčí zdieľanie spätnej väzby.

Nezabudnite tiež dať veľkú chválu

Nechajte svoju rutinu poskytovať pozitívnu spätnú väzbu - nestláčajte ju iba do nepríjemných rozhovorov. Nejde len o to, aby ľudia upokojili ľudí alebo aby každému dali trofej; pozitívna spätná väzba je nástroj profesionálneho rozvoja. Po prvé, je to konštruktívne - je užitočné, aby ľudia vedeli, čo sa im darí, aby mohli pokračovať v ich práci. Po druhé, pomáha vytvárať kultúru, ktorá je otvorenejšia a tolerantnejšia voči spätnej väzbe, hovorí Porter. Buďte konkrétni aj tu. Povedzte: „Veľmi sa mi páči spôsob, akým ste riešili túto výzvu,“alebo „oceňujem, že ste sa rozprávali s inými oddeleniami, aby ste si ich kúpili.“A hovorte to často. „Za každú kritiku by ste mali dať aspoň päť ocenení,“hovorí Hauser. „Tým sa ľudia dostanú na miesto, kde túžia po spätnej väzbe.“